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Informatique & internet : quelles précautions?

Informatique et Internet dans l’association: quelles précautions?

L’informatique et internet sont aujourd’hui des outils habituels pour toutes les associations. Le maniement de ces ressources impose aux dirigeants bénévoles quelques précautions, en vue d’assurer la sécurité juridique de leur organisme.

L’association doit se prémunir contre le vol ou le détournement de ses fichiers et autres outils numériques. Les contentieux sont fréquents à ce sujet, notamment lorsque l’implantation de ces ressources dans l’association s’est faite d’une manière spontanée. L’utilisation des outils numériques pour la gestion des adhésions et l’animation d’un site web peuvent également être source de responsabilité. On veillera donc à bien intégrer les contraintes juridiques relatives à ces nouveaux outils.

Les fichiers, nom de domaine, hébergement et site internet de l’association

Les fichiers informatiques utilisés pour les besoins de l’association ainsi que les services en ligne souscrits à son nom sont la propriété de l’association. Nul ne peut les détenir ou les utiliser sans avoir été habilité à le faire par les dirigeants de droit de l’association. Toute utilisation abusive, pour un objet autre que celui de l’association, toute forme de rétention de la part d’une personne n’ayant pas (plus) droit constitue une infraction et ouvre droit à un recours judiciaire pour l’association lésée.

Les dirigeants doivent prendre toutes précautions et se ménager les moyens de preuves de la communication des données à des personnes habilitées (bénévoles, tiers, professionnels). Ils doivent s’assurer que les services, hébergement et réservation de nom de domaine sont bien souscrits au nom de l’association, et non à celui d’une personne physique. Au moment du changement des personnes responsables, on prendra soin de renouveller les identifiants et les codes d’accès aux services.

Dispense de déclaration à la CNIL des fichiers de l’association

Les fichiers de données nominatives doivent en principe être déclarés auprès de la CNIL. Toutefois, cet organisme a dispensé les associations de déclarer la tenue de fichiers d’adhérents et de donateurs.

Les sites web d’associations sont également visés dans la dispense : ainsi les fichiers relatifs aux membres ou aux donateurs créés à partir d’un site web n’ont pas à être déclarés à la CNIL. La diffusion sur internet de l’annuaire des membres de l’association est également dispensée de déclaration. Toutefois les membres doivent être préalablement informés de la diffusion de leurs données sur internet et doivent être mis en mesure de s’y opposer par un moyen simple tel qu’une case à cocher.

L’utilisation à des fins de prospection d’un fichier des membres et des donateurs, à l’exclusion d’opérations de prospection politique, n’a pas à être déclarée à la CNIL, à condition que les droits des personnes soient respectés : information préalable et selon les vecteurs de prospection utilisés, droit d’opposition ou recueil du consentement préalable (prospection commerciale par voie électronique).

La collecte de données nominatives

Même si ses fichiers sont dispensés de déclaration à la CNIL, l’association doit respecter les prescriptions de la loi de 1976, protégeant la vie privée contre la collecte abusive de données nominatives. Les données que l’association peut enregistrer sont seulement celles relatives à l’identité, l’identité bancaire et à la vie associative. Il est interdit d’y adjoindre des données sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes, les infractions, condamnations ou mesure de justice.

Les membres, adhérents, donateurs faisant l’objet du fichier doivent être informés au moment de leur adhésion de la mise en œuvre d’un traitement d’informations. On pourra ajouter en bas du bulletin d’adhésion la petite phrase habituelle « Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application des articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, l’adhérent bénéficie d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui le concerne. »

Ces données ne peuvent être conservées au delà de la démission ou de la radiation du membre (sauf s’il fait la demande contraire).

Le site internet de l’association

En tant qu’éditeur d’un site internet, votre association doit y afficher une page d’ »Informations légales », reprenant les différentes informations à propos de l’hébergeur de votre site internet et de son éditeur.

A propos de l’éditeur, doivent apparaître clairement sa dénomination de votre association, son objet social, son siège social et un moyen de la contacter (téléphone ou mail). Vous devez précisez le nom d’une personne physique faisant fonction de directeur de publication, en principe il s’agit du représentant de l’association, qui sera responsable en premier chef pour toute diffamation ou injure proférée sur le site internet. Il faudra évidemment préciser le moyen de le contacter (généralement une adresse de courriel).

A propos de l’hébergeur du site internet, il faudra également préciser la dénomination, l’adresse du siège social et un moyen de contacter l’entreprise.

La protection du droit à l’image et à la vie privée

La publication d’image (photo ou vidéo) sur le site internet de l’association doit s’accompagner de certaines précautions. Avant de republier la photographies de personnes, il faut s’assurer de respecter le cadre juridique de la protection de la vie privée.

Toute publication doit être précédée d’une demande d’autorisation précise à propos du but de la prise d’image (album de l’association, site internet,…). A défaut d’un tel accord, une personne visée pourra demander le retrait de la publication de l’image violant son droit à l’image et demander des dommages et intérêts (sans compter diverses infractions pénales).

Le droit à l’image ne s’applique que si la personne sur le support est identifiable. Ainsi une personne de dos, de loin ou dans une foule compacte ne pourra pas demander à bénéficier du droit à l’image et l’association n’aura pas à lui demander l’autorisation de diffuser la photographie ou n’importe quel autre support.

Pour la publication de photos de mineurs, le consentement des parents est toujours requis. Pour un mineur plus âgé, en plus de l’autorisation des deux parents, l’enfant devra également donner son autorisation. Aucune notion précise n’est indiquée mais « l’âge de discernement » correspond au moment où le mineur est jugé apte à se forger sa propre opinion ; les tribunaux le situe vers 6-7 ans environ.

Afin d’assurer la sécurité juridique de votre association, il est conseillé de prévoir dès l’adhésion du membre une clause écrite l’informant de l’utilisation ultérieure de photographies dans un journal associatif ou sur le site internet (les bulletins d’adhésion des éditions associatives contiennent une telle clause). Si des membres n’ont pas signés une telle clause, prévoyez une autorisation expresse à chaque événement que vous organisez afin de vous prémunir contre tout risque de litige à ce sujet.

Source : association1901.fr

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